Notifications du système – Emails et déclencheurs | Viva Helix

Notifications du système

Résumé

Ce guide explique toutes les notifications courriels générées par le système mesinscriptions.com / Viva Helix : destinataires, médias couverts (en classe, séminaire, webinaire, en ligne), déclencheurs et options de personnalisation (texte légal, « Instructions » de session, délai d’envoi).

Légende des destinataires

  • Acheteur : utilisateur qui a créé un compte et finalisé une transaction (gratuite ou payante), pour lui-même ou d’autres participants.
  • Courriel du contact : adresse « courriel du contact » dans le profil de la compagnie, ajoutée manuellement par le registraire.
  • Participant : courriel de la personne inscrite (peut être absent si l’assignation est faite par date de naissance). Si le participant n’a pas de courriel valide, l’acheteur reçoit tout de même le courriel.
  • Registraire / Formateur / Supérieur immédiat : destinataires internes selon le type d’alerte.

Notifications et déclencheurs

Confirmations et assignations

SujetDestinataireMédiaNotes
ConfirmationAcheteurEn classe, Séminaire, Webinaire, En ligneLe bloc gris du courriel reprend le champ Instructions de la session. Le texte de la zone rouge est personnalisable via Texte légal personnalisé (voir ViVa).
Confirmation d’inscription (assignation par l’acheteur)ParticipantEn classe, Séminaire, Webinaire, En ligneEnvoyée quand l’acheteur assigne un participant.

Rappels et suivis

SujetDestinataireMédiaNotes
Actions requises – Inscriptions non assignéesAcheteurEn classe, Séminaire, WebinaireEnvoyé 2 jours après l’achat et 4 jours avant la date de la session si des inscriptions ne sont pas assignées.
Rappel – « Votre cours » débutera bientôtAcheteur, Courriel du contact, ParticipantEn classe, Séminaire, WebinaireEnvoyé 2 jours avant (par défaut) si la session est Confirmée. Le délai est configurable par ViVa. Le champ Instructions est inséré dans le courriel.

Fin de cours et résultats

SujetDestinataireMédiaNotes
Merci de votre participation (session complétée)Acheteur, Courriel du contact, ParticipantEn classe, Séminaire, Webinaire, Classe mixteDéclenchée lorsque le formateur soumet présences et notes dans Résultats. Texte/lien additionnels possibles dans l’édition de la session.
Cours complété avec succèsAcheteur, Courriel du contactEn ligneEnvoyé à la réussite d’un cours en ligne.
Avertissement d’expiration (3–10–45 jours)Acheteur, Courriel du contactEn lignePréavis d’expiration de l’inscription en ligne.
Inscription expirée / ÉchecAcheteur, Courriel du contactEn ligneNotification d’expiration ou d’échec du cours en ligne.

Capacité, listes d’attente et changements de session

SujetDestinataireMédiaNotes
Session complète à 80 %RegistraireTousAlerte de capacité atteinte à 80 %.
Liste d’attente : quantité minimum atteinteRegistraireTousSeuil minimal atteint sur la liste d’attente.
Session en classe reportée – La date a changéAcheteur, Courriel du contact, ParticipantEn classe, Séminaire, WebinaireInclut le bouton Ajouter à votre calendrier.
Session en classe annuléeAcheteur, Courriel du contact, ParticipantEn classe, Séminaire, WebinaireEnvoi à tous les concernés.
Session Planifiée → ConfirméeRegistraire, FormateurEn classe, Séminaire, WebinaireTransition de statut.

Approvals (employés / gestionnaire)

SujetDestinataireMédiaNotes
Approbation de l’inscription d’un employéRegistraire, Supérieur immédiatTousLe supérieur approuve ou refuse depuis le courriel; un courriel est ensuite envoyé au registraire pour mettre à jour l’inscription. Le bloc gris provient du champ Instructions de la session.
Inscription approuvée / partiellement approuvée / refuséeRegistraireTousInclut les cas d’approbation partielle (ex. un accompagnateur refusé).

Paiements et remboursements

SujetDestinataireMédiaNotes
Attention, la commande a été remboursée – Action nécessaireRegistraireTousEnvoyé lorsqu’un remboursement a été effectué dans PayPal ; le registraire doit traiter le remboursement dans la plateforme.

Astuces / FAQ

  • Personnalisation : ajoutez des consignes dans Instructions (session) et utilisez Texte légal personnalisé pour les encadrés dédiés.
  • Délais : le rappel « débutera bientôt » est à J-2 par défaut pour les médias en présentiel/webinaire ; ce délai est ajustable par ViVa sur demande.
  • Statuts : les rappels automatiques exigent le statut Confirmée.
  • Contacts : vérifiez que « courriel du contact » est renseigné dans le profil compagnie si vous souhaitez le notifier.


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