Création de contrat | Viva Helix

Création de contrat

Résumé

Ce guide détaille les étapes de création d’un contrat, l’association de la session et de la compagnie, le cas particulier d’un formateur exempté de taxes, la validation et l’approbation, ainsi que la création et l’affichage des coûts de session.

Instructions étape par étape

Étapes pour créer un contrat

  1. Créer la session
    Avant toute création de contrat, la session concernée doit être préalablement créée.
  2. Ajouter les coûts de session
    Avant de créer un contrat, les coûts liés à la session doivent être ajoutés.
    (Voir plus bas la section « Ajouter des coûts de session ».)
  3. Accéder au menu « Contrat »
    Dans le menu principal de la plateforme, ouvrez le menu Contrat.
  4. Créer un nouveau contrat
    Cliquez sur Créer un nouveau.
  5. Associer la session et la compagnie
    Sélectionnez la session concernée ainsi que l’organisation (compagnie) associée au contrat.

Cas particulier : Formateur exempté de taxes

Si un formateur est exempté de taxes, il est possible de l’indiquer pour que les montants liés à ses services ne soient pas taxés.

  1. Ouvrez l’édition du contrat.
  2. Cochez la case Exemption de taxes pour le formateur.

Validation et approbation du contrat

  1. Vérification avant envoi
    Avant d’envoyer le contrat, vérifiez que toutes les informations sont exactes.
  2. Envoi du contrat
    Utilisez le bouton Envoyer pour transmettre le contrat aux parties prenantes.
  3. Approbation du contrat
    Une fois que les deux parties ont accepté le contrat :
     Rouvrez l’édition du contrat.
     Cochez les deux cases d’approbation.
     Cliquez sur Enregistrer.
     Le contrat est alors considéré comme approuvé.

Ajouter des coûts de session

Créer les catégories de coûts

Avant d’ajouter un coût à une session, il faut créer des catégories de coûts :

  • Accédez au menu Catégories de coûts.
  • Cliquez sur Créer un nouveau.
  • Donnez un nom à la catégorie.
  • Sélectionnez le type de coût applicable (seule une case doit être cochée).

Ajouter les coûts à la session

  • Ouvrez le menu des Coûts de session.
  • Cliquez sur Créer un nouveau.
  • Saisissez les informations pertinentes pour ce coût.

Visualisation des coûts

Une fois les coûts ajoutés, ils seront visibles dans le contrat associé à la session.

Astuces / FAQ

  • Créez d’abord les catégories de coûts pour éviter les erreurs de classification lors de l’ajout des coûts de session.
  • Vérifiez les champs d’exemption de taxes lorsqu’un formateur est concerné, avant d’envoyer le contrat.
  • Conservez une copie du contrat approuvé pour vos dossiers.

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