Résumé

Ce guide explique comment effectuer un remboursement total ou partiel à l’aide d’une note de crédit, que ce soit manuellement ou de façon automatisée. Il présente également les rapports et informations liés aux notes de crédit.

Informations générales

• Une note de crédit permet d’appliquer un remboursement à une inscription spécifique.
• Les rapports budgétaires et d’inscription affichent les montants crédités.
• Le remboursement peut être effectué :
  • Manuellement via votre compte Paypal ou Global Payment (en indiquant le numéro de transaction dans le champ commentaire).
  • Automatiquement si vous utilisez un compte client Global Payment ou Paypal v2.

Procédure – Remboursement manuel

1. Accéder à la facture
   • Ouvrir le menu Facturation et trouver la facture à rembourser.
2. Ouvrir les inscriptions
   • Cliquer sur l’icône pour accéder aux inscriptions.
3. Lancer le remboursement
   • Cliquer sur l’icône Rembourser.
   • L’inscription est annulée et un montant à créditer est affiché.
4. Modifier le montant à créditer (au besoin)
   • Éditer l’inscription et ajuster le champ Montant à créditer.
   • Ajouter un commentaire si nécessaire.
5. Créer la note de crédit
   • Cliquer sur la flèche à gauche du numéro de la facture.
6. Paiement de la note de crédit
   • Une nouvelle facture (note de crédit) est générée.
   • Cliquer sur Payer la note de crédit pour annuler le montant dû.
   • Inscrire un montant négatif dans la case Montant payé et choisir une date.
7. Vérification
   • Vérifier que le total et le montant remboursé sont identiques.
   • La note de crédit apparaît comme payée dans le menu Facturation.

Nouveau visuel des notes de crédit

• Une colonne affiche le numéro de la note de crédit associée à chaque facture.
• La date de la facture indique aussi le lien avec la note de crédit.
• Le numéro de la facture d’origine est inscrit dans la note de crédit (édition et paiement).
• Le texte du PDF est modifiable, contrairement aux commentaires préprogrammés.
• Dans l’export du menu Facturation, la mention « Note de crédit » apparaît.
• Ces informations sont visibles dans le menu Paiement et les rapports budgétaires.

Trucs et astuces

• Pour que la surcharge s’affiche dans le rapport, elle doit être ajoutée à la facture originale.
• Total des revenus de session = total revenus + colonne surcharge.
• Pour ajouter une surcharge :
  • Créer une nouvelle inscription dans la session.
  • Inscrire le montant dans le champ Frais.

Procédure – Remboursement automatisé (Global Payment ou Paypal v2)

1. Accéder à la facture via le menu Facturation.
2. Ouvrir les inscriptions.
3. Cliquer sur Rembourser pour annuler l’inscription.
4. Modifier le Montant à créditer si nécessaire.
5. Créer la note de crédit en cliquant sur la flèche de la facture.
6. Une note de crédit est générée automatiquement.
7. Cliquer sur Créer un remboursement.
8. Dans la nouvelle section, cliquer sur Préparer le remboursement.
9. Finaliser en cliquant sur Soumettre.
10. Accéder au menu Remboursement pour voir la liste et le statut.

Remboursements partiels successifs

• Il est possible de faire plusieurs remboursements pour une même facture.
• Pour chaque remboursement :
  1. Créer une nouvelle note de crédit liée à la facture d’origine.
  2. Attendre jusqu’à 5 minutes pour que la flèche bleue apparaisse.
  3. Pour voir ou modifier le montant à rembourser :
     • Éditer la note de crédit.
     • Vérifier ou ajuster le montant négatif de la surcharge (sans dépasser le montant restant).
     • Enregistrer.
  4. Revenir dans Facturation, puis :
     • Cliquer sur Créer un remboursement.
     • Cliquer sur Préparer le remboursement.
     • Cliquer sur Soumettre.