Gérer les Titres, Activités Maîtres et Catégories de Coût | Viva Helix

Titres, Activités Maîtres et Catégories de Coût

Résumé

Ce guide explique comment un Registraire ou un Administrateur gère les Titres (ex. : postes, fonctions), les Activités Maîtres (suivi global des cours/sessions) et les Catégories de Coût utilisées dans Viva Helix. Ces paramètres structurent l’organisation des données, la facturation et le suivi des activités de formation.

Instructions étape par étape

1) Gérer les Titres

  1. Ouvrez Configuration > Titres.
  2. Cliquez sur Créer nouveau.
  3. Entrez :
    • Nom du titre (ex. : Formateur, Coordonnateur, Participant).
    • Statut : actif/inactif.
  4. Enregistrez. Les titres actifs seront disponibles pour l’affectation aux utilisateurs.
  5. Pour modifier ou désactiver un titre, ouvrez la ligne et ajustez les informations.

2) Gérer les Activités Maîtres

  1. Ouvrez Configuration > Activités Maîtres.
  2. Cliquez sur Créer nouveau.
  3. Saisissez :
    • Nom (identifie le regroupement d’activités, ex. : Programme Santé et Sécurité).
    • Code (optionnel, utile pour les rapports).
    • Description (résumé de l’objectif ou du contenu).
  4. Enregistrez. L’activité maître peut être associée à plusieurs cours/sessions pour suivi global.
  5. Pour voir les sessions associées, ouvrez la fiche de l’activité maître.

3) Gérer les Catégories de Coût

  1. Ouvrez Configuration > Catégories de Coût.
  2. Cliquez sur Créer nouveau.
  3. Renseignez :
    • Nom de la catégorie (ex. : Location salle, Matériel pédagogique, Déplacement).
    • Type de coût : cochez une seule case (ex. : frais fixes, par participant).
  4. Enregistrez. Les catégories créées apparaîtront dans le menu des coûts de session.
  5. Pour supprimer ou désactiver une catégorie, ouvrez la fiche correspondante et ajustez le statut.

Astuces

  • Utilisez des noms clairs et cohérents pour faciliter les rapports et la recherche.
  • Regroupez les sessions sous des Activités Maîtres pour obtenir des statistiques consolidées.
  • Revoyez régulièrement la liste des Catégories de Coût pour éviter les doublons inutiles.
  • Assurez-vous que seules les catégories pertinentes restent actives.


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