Résumé

Ce guide explique comment un Registraire ou un Administrateur configure et maintient les Régions, les Bannières et les Compagnies dans Viva Helix. Ces entités structurent le catalogue, la tarification partenaire, les rapports et l’affiliation des utilisateurs.

Instructions étape par étape

1) Comprendre le modèle

• Région : zone géographique utilisée pour filtrer/rapporter et, au besoin, pour afficher des offres locales.
• Bannière : groupe d’affiliation (publique ou privée) pouvant activer un prix partenaire (ex. partenaire, partenaire 2).
• Compagnie : organisation cliente rattachée à une bannière (facilite l’affiliation automatique des participants et l’application de tarifs partenaires).

2) Créer et gérer les Régions

1. Ouvrez Configuration > Régions.
2. Cliquez sur Créer nouveau.
3. Saisissez : Nom (obligatoire), Code (optionnel), Statut (actif/inactif).
4. Enregistrez. La région devient disponible dans les filtres de sessions et les rapports.
5. Pour modifier ou désactiver une région : ouvrez la ligne et cliquez sur Modifier, puis Enregistrer.

3) Créer et gérer les Bannières

1. Ouvrez Configuration > Bannières.
2. Cliquez sur Créer nouveau.
3. Renseignez :
   • Nom de la bannière.
   • Type : Publique (visible pour l’auto‑affiliation des utilisateurs) ou Privée (assignée par le Registraire).
   • Options de prix partenaire : activez le Prix partenaire et, si configuré, le Prix partenaire 2.
   • Statut : actif/inactif.
4. Enregistrez la bannière.
5. Pour lier une bannière à des sessions via la tarification, cochez l’option de prix partenaire correspondante dans la session et/ou la sélection (si applicable).

4) Créer et gérer les Compagnies

1. Ouvrez Compagnies (menu principal).
2. Cliquez sur Créer nouveau.
3. Renseignez : Nom, Courriel du contact, Adresse (si requis pour facturation), Région (optionnel).
4. Associez une bannière : choisissez la bannière pertinente pour activer l’affiliation et les prix partenaires.
5. Enregistrez la compagnie.
6. Pour rattacher des utilisateurs existants : ouvrez la fiche utilisateur et sélectionnez la compagnie.

5) Bonnes pratiques de gestion

• Nomenclature : adoptez des noms courts et un code standard (ex. QC, ON, ATL) pour les régions.
• Visibilité : utilisez des bannières publiques pour l’auto‑affiliation (participants choisissent leur affiliation lors de la création de compte).
• Gouvernance : désactivez (plutôt que supprimer) une bannière/compagnie pour préserver l’historique des rapports et factures.
• Tarification : vérifiez la cohérence des options de prix partenaire dans la session avant mise en vente.
• Rapports : exploitez les filtres Région/Bannière/Compagnie pour le suivi des ventes et des participations.

Astuces / FAQ

• Affiliation automatique : si la bannière est publique, les utilisateurs peuvent se déclarer affiliés lors de la création de compte.
• Prix partenaire 2 : réservez‑le à un sous‑groupe d’affiliés (ex. partenaires d’une bannière publique spécifique).
• Changements massifs : utilisez l’export/import CSV des listes pour corriger plusieurs compagnies ou rattachements en une opération.
• Contrôle d’accès : certaines options peuvent être limitées aux administrateurs de site (ex. taxes, paramètres globaux).