Résumé

Ce guide présente les responsabilités, les accès et les principales fonctionnalités disponibles pour le rôle de Registraire dans la plateforme Viva Helix. Ce rôle est attribué aux administrateurs en charge de la gestion opérationnelle des formations et de la coordination avec les formateurs et les participants.

Responsabilités principales

• Créer et gérer les sessions de formation, y compris la planification, les prix et les emplacements.
• Gérer les inscriptions des participants et assurer le suivi administratif.
• Coordonner avec les formateurs (ajout, modification, affectation).
• Superviser les communications envoyées automatiquement par le système (notifications).
• Accéder aux rapports de suivi et aux données de performance des formations.

Accès et permissions

Le Registraire dispose d’un accès privilégié à l’interface d’administration, lui permettant de :

• Modifier les informations des cours, sessions, formateurs et participants.
• Configurer certaines options globales (régions, bannières, catégories de coûts, etc.).
• Effectuer des opérations de facturation (notes de crédit, enregistrements de paiements).
• Consulter et exporter les données des listes (sessions, inscriptions, utilisateurs).

Outils et menus clés

• Catalogue des sessions : création, duplication et modification de sessions.
• Gestion des utilisateurs : ajout et mise à jour des comptes, gestion des affiliations.
• Facturation : suivi des paiements, génération de factures et notes de crédit.
• Rapports : export de données, suivi des indicateurs clés.
• Configuration : accès aux paramètres globaux et options spécifiques.

Astuces

• Utiliser la recherche et l’export dans chaque liste pour gagner du temps sur la gestion.
• Vérifier les statuts des sessions avant d’envoyer des communications aux participants.
• Documenter toute modification importante pour faciliter le suivi par d’autres administrateurs.